Projektmanagement umfasst nicht nur die Planung und Durchführung, sondern auch die kontinuierliche Überwachung des Fortschritts. Earned Value Management (EVM) bietet eine strukturierte Methode, um den Fortschritt eines Projekts genau zu messen und Abweichungen von der Planung frühzeitig zu erkennen. Diese Methode kombiniert die Bewertung von Zeit, Kosten und Leistung und ermöglicht es Projektmanagern, fundierte Entscheidungen zu treffen und das Projekt auf Kurs zu halten.
Was ist Earned Value Management (EVM)?
Earned Value Management (EVM) ist eine systematische Technik zur Überwachung und Steuerung von Projekten, die es ermöglicht, den aktuellen Projektfortschritt anhand von drei Schlüsselfaktoren zu bewerten: dem geplanten Wert (Planned Value, PV), dem erarbeiteten Wert (Earned Value, EV) und den tatsächlichen Kosten (Actual Cost, AC). Diese Werte werden miteinander verglichen, um die Leistung des Projekts zu messen und Prognosen für den Abschluss des Projekts zu erstellen.
Merkmale von Earned Value Management (EVM)
Integrierte Leistungsbewertung
EVM ist einzigartig, weil es sowohl die Zeit als auch die Kosten berücksichtigt. Anstatt sich nur auf eine der beiden Dimensionen zu konzentrieren, integriert EVM beide, um den tatsächlichen Fortschritt des Projekts zu messen.
Erarbeitung von Leistungskennzahlen
Durch die Berechnung von Kennzahlen wie der Cost Performance Index (CPI) und dem Schedule Performance Index (SPI) können Projektmanager den Status des Projekts hinsichtlich der geplanten Kosten und Zeit überwachen. Diese Kennzahlen liefern wertvolle Informationen darüber, ob ein Projekt im Budgetrahmen und im Zeitplan liegt.
Prognosen für den Abschluss
Mit Hilfe von EVM können Projektmanager Vorhersagen über den zukünftigen Verlauf des Projekts machen. Dies ermöglicht eine frühzeitige Identifikation von Problemen und eine rechtzeitige Anpassung der Projektstrategie.
Frühzeitige Erkennung von Problemen
EVM ermöglicht es, Abweichungen vom ursprünglichen Plan zu erkennen, bevor sie zu größeren Problemen führen. Dies erleichtert eine schnelle Reaktion und hilft, das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.
Schritte von Earned Value Management (EVM)
1. Definition des Projekts und der Aufgaben
Der erste Schritt bei der Anwendung von EVM besteht darin, das gesamte Projekt in kleinere Aufgaben zu unterteilen. Jede Aufgabe erhält eine geschätzte Dauer und einen Budgetbetrag. Die Aufgaben werden in einem Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure, WBS) detailliert festgehalten.
2. Festlegung von Zeit- und Budgetplänen
Für jede Aufgabe wird ein geplanter Wert (Planned Value, PV) definiert. Dieser gibt an, welchen Wert die Aufgabe zum jeweiligen Zeitpunkt der Projektlaufzeit erreicht haben sollte. Der geplante Wert wird oft als Teil eines Gantt-Diagramms oder einer ähnlichen Darstellung dokumentiert.
3. Berechnung des Earned Value (EV)
Der Earned Value (EV) wird regelmäßig ermittelt, um festzustellen, wie viel Wert tatsächlich erzielt wurde. EV wird durch den Prozentsatz der abgeschlossenen Aufgaben multipliziert mit den budgetierten Kosten der Aufgaben berechnet.
4. Messung der tatsächlichen Kosten (AC)
Die tatsächlichen Kosten (Actual Cost, AC) umfassen alle Ausgaben, die bis zu einem bestimmten Zeitpunkt im Projekt angefallen sind. Dies umfasst sowohl die Arbeitskosten als auch alle Material- oder Betriebskosten, die während der Projektphase entstanden sind.
5. Berechnung von Kennzahlen
Durch die Berechnung von Leistungskennzahlen wie dem Cost Performance Index (CPI) und dem Schedule Performance Index (SPI) können Projektmanager feststellen, ob das Projekt im Zeitplan und Budget liegt oder ob Anpassungen erforderlich sind.
- CPI (Cost Performance Index): Ein Wert, der angibt, wie effizient das Projekt hinsichtlich der Kosten ist. Berechnet wird er als EV / AC.
- SPI (Schedule Performance Index): Ein Wert, der angibt, wie gut das Projekt im Hinblick auf den Zeitplan vorankommt. Berechnet wird er als EV / PV.
6. Prognosen und Anpassungen
Auf Basis der berechneten Werte und Kennzahlen können Projektexperten Vorhersagen für die restliche Projektlaufzeit und die verbleibenden Kosten treffen. Dies hilft, frühzeitig Anpassungen vorzunehmen, um das Projekt innerhalb des Budgets und des Zeitrahmens abzuschließen.
Anwendungsbeispiel: Einsatz von Earned Value Management im IT-Projekt
Ein Beispiel für die Anwendung von EVM findet sich in einem IT-Projekt, bei dem eine neue Software entwickelt wird. Das Projektteam hat eine Reihe von Aufgaben definiert, wie etwa die Planung, das Design, die Programmierung und das Testing.
- Projektstrukturplan erstellen: Alle Aufgaben werden in einem WBS dokumentiert, und für jede Aufgabe wird ein Budget und ein Zeitplan erstellt.
- Geplanter Wert und Earned Value: Während des Projekts wird regelmäßig überprüft, wie viel des Budgets bereits ausgegeben wurde und wie viel Arbeit abgeschlossen wurde. Der Earned Value wird alle zwei Wochen berechnet, um sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt.
- Tatsächliche Kosten messen: Jede ausgegebene Ressource, wie zum Beispiel Arbeitsstunden und Softwarelizenzen, wird erfasst und den tatsächlichen Kosten zugeordnet.
- Berechnung von CPI und SPI: Sobald die ersten Kennzahlen berechnet werden, kann das Projektmanagement die Leistung überwachen und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen, um sicherzustellen, dass das Projekt innerhalb der finanziellen und zeitlichen Vorgaben bleibt.
Dank der kontinuierlichen Überwachung und Anpassung des Projekts konnte das IT-Projekt erfolgreich und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden.
Vorteile von Earned Value Management (EVM)
Frühzeitige Problemerkennung
EVM ermöglicht es, frühzeitig Abweichungen vom Plan zu erkennen. Sobald die Kennzahlen auf Probleme hinweisen, kann sofort eine Korrekturmaßnahme ergriffen werden, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.
Effiziente Ressourcenverwaltung
Durch die kontinuierliche Überwachung von Kosten und Zeit können Ressourcen effizienter eingesetzt werden. Dies hilft, Kostenüberschreitungen zu vermeiden und gleichzeitig die Produktivität zu steigern.
Bessere Prognosen und Planung
Mit den aus EVM gewonnenen Daten können genauere Vorhersagen über die zukünftige Entwicklung des Projekts getroffen werden. Diese Prognosen helfen, Entscheidungen zu treffen und den weiteren Verlauf des Projekts optimal zu planen.
Verbesserte Kommunikation
Die klare und präzise Kommunikation der Projektergebnisse und -kennzahlen hilft dem gesamten Team, die Leistung des Projekts besser zu verstehen. EVM liefert eine objektive Grundlage, um über Fortschritte und Herausforderungen zu sprechen.
Fazit
Earned Value Management (EVM) ist eine bewährte Methode zur Überwachung von Projekten und zur frühzeitigen Erkennung von Problemen. Durch die kontinuierliche Messung und Analyse von Kosten, Zeit und Leistung erhalten Projektmanager wertvolle Informationen, die ihnen helfen, Projekte effizient zu steuern und rechtzeitig anzupassen. EVM ist ein unverzichtbares Werkzeug, um sicherzustellen, dass Projekte erfolgreich abgeschlossen werden – sowohl in Bezug auf das Budget als auch auf den Zeitrahmen.